Zojuist werd ik weer getriggerd door een huilbericht op LinkedIn. Sorry, anders kan ik het niet noemen. Een ondernemer die een boete kreeg van de Belastingdienst omdat hij de BTW-aangifte te laat heeft verstuurd.
Daar kan ik niet tegen. Jouw probleem externaliseren door het bij een ander in de schoenen te schuiven. “En het is pas de 2e keer in tien jaar”! So what?!
Het belangrijkste als ondernemer is de dingen met de Belastingdienst regelen. Betalen, aangiftes doen, geld terugkrijgen en op de hoogte zijn van regelingen. Uiteraard kunnen er foutjes ontstaan. Maar te laat zijn met je aangifte is gewoon slordig. En in mijn ogen zegt een dergelijke slordigheid veel over de ondernemer in kwestie, ook al ken ik hem niet.
Maar er is een hele simpele “lifehack”. Eigenlijk zijn het er 2:
1. Zorg dat je administratie up-to-date is. Altijd, en eeuwig. Factuur betaald? Bijwerken in de administratie. Factuur uitgeschreven? Bijwerken in de administratie. Meer is er niet te doen voor de BTW: het maakt voor de Belastingdienst namelijk niets uit of de facturen in kwestie betaald zijn of niet. BTW moet je toch afrekenen!
Dit is een beetje analoog aan wat vrijwel alle organisaties doen voor een ISO-audit. Wekenlang voorbereiden. Wat meestal dus inhoudt dat je niet werkelijk werkt volgens de ISO-lijnen. De procedures behoeven nogal eens “bijwerken” voor een audit. Zucht. Hou gewoon je processen up-to-date! En je administratie!
Nummer 2 is de échte lifehack. Veel ondernemers factureren aan het eind van de maand. Dat betekent dat je dus bijvoorbeeld op 31 december de factuur verstuurt en al de week er op aangifte moet doen. Niet dat dit zo moeilijk is. Maar je kunt het jezelf makkelijker maken: factureer aan het begin van de maand. Dan heb je de hele maand om je administatrie bij te werken. Mijn BTW-aangifte staat al klaar om te doen op de eerst mogelijke dag van de volgende maand,
(ik begrijp de praktijk: in veel organisaties vinden ook de betalingen plaats aan het eind van de maand. Als jij dan factureert aan het begin van de maand, dan staat je factuur schijnbaar bijna 2 maanden open. Dat is een cashflow-dingetje en niet van invloed op de “bottom-line”. Als je 1 maand cashflow in je bedrijf niet kunt missen, dan kun je beter iets anders gaan doen…)
mmm er zijn, helaas, ook bedrijfstakken waar 60 tot 90 dagen als “normaal” wordt gezien dus een maandje extra betekend 4 maanden voorfinancieren, toch een dingetje.
Al ben ik zelf van, klus klaar, factuur eruit, gewoon elke dag.
wb belastingdienst, ligt aan de omstandigheden, de stijfheid van dit bedrijf zou best anders kunnen, menselijker. Tuurlijk weet je dat je elke maand, of soms mogelijk, elk kwartaal moet aangeven. Maar als er iets misgaat, computercrash, hack, brand bij de server weet ik het, moet het ook. En daarin vind ik de belastingdienst te star.
Ik ken het verhaal van de ondernemer niet, maar er zijn nuances. Net zoals er een verschil is tussen maandelijks 20 facturen of 800.
Als je 800 facturen per maand stuurt heb je een goede investering aan een software pakket die het automatisch doet.
En ik ben bekend met partijen die 60 of 90 dagen normaal vinden. Dat is tegenwoordig verboden, maar nog wel de praktijk. Maar de delta blijft altijd gelijk tussen eind en begin van de maand factureren.
Het was een zzper in dit geval overigens, maar onbekend met verdere omstandigheden. Maar hij omschreef dat hij het vergeten was. Dat snap ik niet. Dat vergeet je niet. Althans, dat zou niet moeten…
Ja dat zie je steeds vaker, mensen die een baas verruilen voor het zzp bestaan. Alleen als je goed bent in je werk, ben je nog geen ondernemer. Ergens vind ik dat wel mooi, krijgt een ondernemer toch nog wat waardering.
Wij factureren altijd op de 1e van de maand (voor de maand ervoor dus). Dat werkt perfect, je “geld” loopt wel altijd een maand achter dan inderdaad. Maar het verschil tussen factureren op de 1e of de 31e lijkt me niet zo groot qua cashflow.
We factureren ook vanuit een boekhoud pakket met bankkoppeling, dus BTW-aangifte is eigenlijk een kwestie van op de knop drukken.
De enige moeite die je moet nemen is de facturen (of bonnetjes) die je krijgt gelijk even te uploaden in het boekhoud pakket, maar dat hoeft op zich niet voor de BTW aangifte, dat is puur ter verantwoording bij eventuele controle (gezien je je administratie 10 jaar hoort te bewaren geloof ik).